Закон о защите прав потребителей не предусматривает обязательный порядок направления претензии. Тем не менее, вы потратите много времени, если будете решать свой вопрос по телефону или в переписке с продавцом, и скорее всего, вопрос не будет решен в Вашу пользу. Как только продавец получит от Вас претензию, Ваш вопрос будет решать менеджер другого уровня, поскольку Претензия это уже юридически значимый документ и с момента ее получения у Продавца возникают обязательства, предусмотренные Законом о защите прав потребителей, а именно:
Первое: продавец должен дать Вам ответ в течение 10 дней с момента ее получения. Если он пропустил этот срок, то Вы вправе предъявить требование об уплате неустойки, а это 1% от стоимости товара в день.
Второе: если в дальнейшем вина продавца будет доказана в суде, он заплатит штраф в Вашу пользу в размере 50% от стоимости товара.
Третье: Вы вправе взыскать компенсацию за причиненный моральный вред и судебные расходы. Поэтому, в большинстве случаев, как только продавцы получают грамотно оформленную претензию, они ее удовлетворяют, потому что понимают масштабы последствий.
Как отправить претензию?
По почте, заказным письмом. К претензии прикладывайте копии документов, которые указаны в претензии. Не оригиналы! На почте Вам дадут чек, где будет указан РПО, это трек номер почтового отправления. По этому номеру на сайте Почты России можно отследить, когда продавец получил претензию. Чек обязательно сохраните, возможно, он понадобится в суде.
При помощи сервиса Почты России «Заказное письмо» https://zakaznoe.pochta.ru/. Очень удобно. Прикрепляете скан претензии и документов. Почта сама его распечатает и отправит. Цифровой аналог того, что написано в п.1. Если хотите узнать подробнее как это сделать, посмотрите вот здесь Электронные заказные письма: видеоинструкция.
Можете предъявить претензию непосредственно продавцу, т.е. приехать к нему в офис или в магазин и вручить под роспись. При себе надо иметь копию претензии, на которой продавец поставит отметку о вручении. Но есть риск того, что сотрудник продавца откажется принимать претензию, тогда придется направить, как указано в п.1 и в п.2.